頼んでいたことが伝わっていない状況

Q1.施設内での情報共有では、どのような課題がありましたか？

介護ソフトを導入したことによって、利用者さまに関する情報共有が驚くほど改善されたことで、逆にそれ以外の業務に関する情報共有の課題が目立ってしまいました。
例えば、物品の調達や修理依頼が口頭で行われることが多く、担当者がその依頼を忘れてしまうことで必要なタイミングで物品が届かないことや修理が行われていないといった問題が頻繁に発生していました。 また、職員が突然休む際にも、欠勤連絡が全員に伝達されず、一部の職員はその情報を知らないまま業務を進めてしまうことなどもありました。

Q2.その課題を解決するために、どのような対策を取られたのですか？

情報共有の課題を解決するために、５年前の２０１９年に「サイボウズOffice」を導入しました。このツールを使用することで、スケジュール管理や業務連携がリアルタイムで行えるようになり、施設内のコミュニケーションが大幅に改善されました。
「自分だけが知らない不安感」という状況を改善するために、全職員が必要なタイミングで情報を取得できる環境を整えました。

知らないが不信感につながる

Q5.今後の情報共有や業務効率化に向けた取り組みついて、どのように考えていますか？

元々、「自分だけが知らない」という状況からつながる不信感を職員に抱かせたくないという思いで、リアルタイムに誰でも同じ情報が共有できる環境をつくるために「サイボウズOffice」というツールを導入しました。
このツールの導入は施設にとって大成功ではありましたが、更に５年後も同じように最適な製品なのかはわかりません。導入がゴールなのではなく、定期的な見直しや職員からのフィードバックを通じで、現場のニーズに即した柔軟な考えや対応を続けていこうと思います。