タイムカードからの脱却

Q1.勤怠管理にはどのような課題がありましたか？

2020年まで、施設ではタイムカードを使った勤怠管理を行っていましたが、抜けやミスが頻発し、確認作業にも多大な時間がかかっていました。価格面でメリットがあった勤怠ソフトを導入しましたが、勤怠データと給与計算ソフトが連携しておらず、集計データを手動で入力する必要がありました。
そのため、ミスが発生し続け、期待していた効率化には繋がりませんでした。
より効率化を目指した結果、最終的に「Freee」を導入しました。勤怠管理と人事労務管理を一元化することで、勤怠データがリアルタイムで処理され、手動入力が不要になりました。

Q2.Freee導入の効果はいかがでしたか？

勤怠管理の作業時間が大幅に短縮されました。以前は、勤怠データの入力や確認に1日以上かかっていましたが、現在では確認作業を含めて１～２時間で完了します。
また、タイムカードの集計も従来３～４日から即日処理が可能になりました。
この効率化により、事務局内で時間的な余裕が生まれ、「次に取り組むべき改善は何か？」と考える機会を得ました。その結果、DX推進担当で話し合い、全社的なデータ共有や情報管理の一元化を進めるため、Google Workspaceの導入を決定しました。

アイディアを形にする新たな可能性の導入

Q5.AppSheetの導入はどのような経緯で進められたのですか？

Google Workspace導入をきっかけに、申請書類などで使用していた業務アプリ開発ツールをAppSheetに置き換えることを検討しました。以前のものに比べて構築の難易度は格段に高いものの、ノーコードながら機能が豊富で、プラグインを使わずにアイディアを形にできる点に魅力を感じて導入を進めました。

Q6.具体的にどのようなアプリを開発されましたか？

現在、約20種類の業務アプリを開発しており、大きく分けて「申請する必要があるもの」「記録を残す必要があるもの」「データベース」の3つに分類されています。 以下はその一例です。
・外出同行管理アプリ
・インシデント記録・評価・閲覧アプリ
・経費精算申請アプリ
・レジ金残高管理アプリ
・会議議事録アプリ
・オムツ使用量集計アプリ

特にオムツ使用量集計アプリでは大幅な効率化を実現しました。以前は利用者様の居室ごとに記録用紙を用意し、手作業でチェックを付け、月末に担当者が集計して事務所に提出する形でしたが、このアプリを使用することでQRコードとJANコードを読み取るだけで記録が完了します。記録は自動集計され、月末には即座に請求データとして使用できます。

Q7.今後の取り組みについて、どのように考えていますか？

勤怠管理や情報共有、業務アプリの開発を通じて大きな効率化が進みましたが、現場のニーズは常に変化します。今後も業界の変化や職員の声をしっかりとキャッチし、ツールや仕組みも柔軟に見直しながら、更なる改善に取り組みたいと考えています。