「変えられる余地があるからこそ、やる意味がある」

「現場を“なんとかしたい”と思っていたんです」
そう語るのは、日本介護センターの副社長・後藤氏。もともとシステムエンジニアとしてキャリアを積み、データや仕組みに強いプロフェッショナルだった彼は、両親の影響もあり介護業界へと転身。
15年にわたって現場と経営の双方に携わりながら、業界特有の属人化や紙文化に向き合い、業務改革を牽引してきました。
2023年、M&Aを機に同社に参画すると、まず着手したのは「現場の負担を減らすこと」。
介護の仕事がもっと前向きに、もっと持続可能になるように。そうした想いとともに、同社のDXは一気に動き出しました。

紙中心の現場から、DX改革は始まった

Q1.M&A後の日本介護センターには、どのような課題がありましたか？

2023年5月に、株式会社For A-careerにM&Aされたタイミングで私も日本介護センターに加わりました。その当時、シフトはExcel、介護ソフトはスタンドアロン型、帳票はすべて紙という紙文化の真っただ中。まずはこの状況を変えるところからスタートしました。
現場の施設長が2～3日かけてシフトを作るのが日常で、それ以外の業務も非効率でした。介護ソフトのクラウド化、給与計算の見直し、Lark導入によるコミュニケーション改善など、複数の改革を同時並行で進めていきました。

暗黙知だった調整ノウハウも、仕組みに落とし込む

Q5.BPOで他社のシフトを作成する際、どのようなヒアリングを行っているのでしょう？

まず3か月分の過去シフトを見せてもらい、傾向を把握します。そのうえで1～2時間ほどかけてヒアリングを行い、「この人は夜勤が多くてもOK」「この人とは一緒に組まない方が良い」など、現場でしか分からない生の情報も収集します。
シフト作成には、どうしても“職人芸”的な側面があります。でも、外部の視点を入れて運用を重ねていくと、2～3か月で「人が偏っていた時間帯」や「非効率なパターン」が浮かび上がってきます。そうした属人的な部分も仕組み化することで、再現性が高まると考えています。

働きぶりも“感覚”ではなく“数字”で伝える

Q6.職員一人ひとりの貢献も、データで可視化しているそうですね。

Lark上にダッシュボードを構築していて、売上・稼働数・営業件数などを職員ごとに見える化しています。ケアマネであれば「担当件数」、営業であれば「訪問回数と成果」が一覧で分かるようになっていて、本人も「自分が何をどれだけやっているか」を把握できる状態です。
ある職員からは「やっと自分の頑張りがきちんと見てもらえるようになった」といった声もあり、モチベーションにも好影響が出ています。

評価も、改善提案も、仕組みでまわす

Q7.評価制度や業務改善提案も仕組み化されていると聞きました。

評価制度については、スマホで入力できるフォームを使って運用しています。支店名を選べば、その拠点の評価ルールに沿った項目が自動で表示され、送信すればそのまま本部にデータが蓄積される仕組みです。 また「問題解決ダッシュボード」も用意しており、現場から上がった課題・原因・対策をフォームで提出してもらうことで、自動で集計・ランキング表示されるようにしています。導入から1か月で97件の改善提案が集まりました。