Q1.現場でどのような課題がありましたか？

記録システム「ほのぼのNEXT」の活用が大きな課題でした。システムは開設当初から導入していましたが、当初はデータを入力するだけで、部署ごとに手書きの記録を残す状況が続いていました。
このため、事故報告書が統一されず、情報管理に苦労しました。また、職員の多くが50～60代であったため、パソコン操作に苦手意識を持つ方が多く、なかなか浸透しませんでした。
しかし、約10年の試行錯誤を経て、2～3年前から「ほのぼのNEXT」を活用する体制が整い、報告書の出力やカンファレンス資料の作成、申し送り業務の効率化が進むようになりました。

Q2.ほのぼのNEXTの活用が進むきっかけは何だったのですか？

管理者の方々から「せっかくシステムがあるのに使わないのはもったいない」という声が上がり、トップダウンで推進が始まりました。
情報の統一を目指し、手書きの記録フォーマットを１枚に統一するなどの工夫を行いました。また、若手社員がベテラン職員をサポートしてデータ入力を進めるなど、職員同士で協力しながら活用が進みました。
こうした取り組みを通じて、システムの導入が徐々に現場に浸透していきました。

Q3.LINE Worksの活用による効果について教えてください

感染対策や情報共有の面でLINE Worksは大きな効果を発揮しました。特にコロナ禍では、保健所の指導内容や感染症対策の手順を迅速に共有する必要があり、LINE Worksがその要請に応える形となりました。
また、紙で行っていた連絡業務の多くがデジタル化され、紙の使用量が約3分の1に削減されました。総務からの連絡事項や申し送りもLINE Worksで完結できるようになり、情報共有のスピードと効率が格段に向上しました。

Q6.人材確保について具体的な取り組みを教えてください

流山市の介護専門学校と連携により、実習生を積極的に受け入れています。この取り組みを通じて施設の雰囲気を知ってもらい、ここ数年で毎年1～2名が新卒として入職しています。またインドネシアからの外国人技能実習生を初めて受け入れました。日本語能力に優れた職員が加わり、短期間で現場に適応しています。
法人全体では約50名以上の外国人職員を受け入れており、多様性のある職場環境を実現しています。

Q7.職員教育やOJTの工夫について教えてください

新人教育は、業務マニュアルに基づき、１週間ごとに感想を記録してもらい、担当職員がフィードバックする形で進めています。また、3ヵ月や6か月の節目で管理者が面談を実施し、適応状況を確認しています。これにより、新人職員が早期に職場に馴染むことをサポートしています。

Q8.今後の目標や展望について教えてください

眠りScanとほのぼのNEXTの連携を進めることで、記録作業の効率化を目指しています。また、コミュニケーションツールを検討して、今後はご家族様との情報共有の強化も視野に入れています。
さらに、外国人職員の採用を積極的に進め、多様性を活かしたチーム作りにも取り組んでいきます。