意識改革だけでは現場の効率化は難しい

Q1.当時、どのような状況や課題に直面して、改善に取り組むことになったのですか？

約10年前のことですが、私たちの施設では介護記録や請求を全て手書きで行っていました。その当時はまだまだ手書きが主流でしたが、平成25年に法人としてワークライフバランスの取組を始めることになったので、まずその当時行っていた業務を見直すタイミングがありました。最初は色々とマニュアルを見直して改善を試しましたが、やはり意識改革だけでは限界があり、改めて無駄を洗い出してみると手書きの記録と請求が大きなボトルネックになっていることに気づきました。

何を買うか、どこから買うか

Q2.なぜ「ほのぼのNEXT」を導入することにしたのですか？

当時すでに使用しているシステムがあったのですが、前任者が選んだシステムでもあったので、これを機に職員がさらに使いやすいと感じてもらえるようなソフトを検討してみることにしました。最終的には「ほのぼのNEXT」と「ワイズマン」の２択になりましたが、「ほのぼのNEXT」の代理店さんの対応が良かったことが決め手になり、「ほのぼのNEXT」を導入することに決めました。

「なぜ必要なのか」
施設としてしっかりと方針を明確に示すこと

Q5.導入当初、職員の皆様の反応はいかがでしたか？

正直、導入当初はなかなか大変でした！今から10年前のことなので、今よりもICT機器を導入するというハードルは高かったと思います。慣れないことを始めるわけなので、「手書きのままがいい！」と思われる職員も少なからずはいたと思います。ただし、施設として「なぜ導入するのか」「どうなっていきたいのか」という方針を明確に示し、ならに毎月の「カエル会議」で、どれだけ無駄な作業が削減できたのかを共有していくうちに、少しずつ反対する人もいなくなり、みんなが協力的になってくれていました。

Q6.「カエル会議」とは何を行っていたんですか？

「意識をカエル、早くカエル、業務をカエル」の３つポイントを目標に掲げた会議です。事務所・特養・デイの３つのブロックに分かれて、月に１回、システムの運用状況や課題について話し合いました。 一度解決した課題でも、再度見直すことで新たな気づきが生まれることもあります。なのでこのように、定期的に課題を話し合う場があったことで、気になっていたことを共有するタイミングを逃さずに済みました。「カエル会議」は本当に成功した取り組みだったと思います。

先行投資がもたらす成功がある

Q7.では、デメリットや課題はありましたか？

良いシステムにはそれなりに費用がかかります。例えば、PCやタブレットがある程度の台数必要になるので初期コストが発生してしまいます。ただし、長期的に見れば、職員の残業が減り、離職者が減るなどの効果があるので費用対効果は絶対に高いです。
「ほのぼのNEXT」については、ライセンス契約ということもありPCに依存しているので、テレワークをする際にはVPNを使ってリモート接続するなど、少し手間がかかります。ライセンスパスを導入して、端末に依存しない運用ができるとさらにいいですね！